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A minha GTD - post longo

14.09.11
Pediram-me que mostrasse a minha agenda GTD. Cá vai. Adaptei o conceito à minha vida. Incluí coisas que me fazem falta e excluí outras que não me faziam falta nenhuma. Criei templates em Excel para servirem as minhas necessidades. Tenho-me dado muito bem com isto. Ainda hoje mandei um mail à Busy Woman, a falar do assunto.

Então vamos lá. Uso um simples dossier A5, comprado na Staples. Não o decorei, nada. É simplesmente um dossier cor-de-rosa (cor de que me vou fartar daqui a uns tempos, mas adiante).

O início
Eu sou uma miúda que gosta de coisas de miúda, incluindo canetas coloridas. Costumo actualizar a agenda no comboio e não estou para andar a pescar canetas na mala. Precisava de um estojo que andasse sempre com a agenda. Vai daí fiz um estojo "com argolas", para o poder ter sempre no dossier. Já vi várias pessoas espantadas a olhar para o dito (no comboio, lá está) e o que é facto é que cumpre o seu propósito!

Logo a seguir ao estojo tenho duas micas onde guardo papéis de que preciso e que não quero perder. Sejam recibos, multas (olá, Emel), ou contas para pagar. Depois em casa esvazio as micas e pronto.
A seguir tenho uma cartolina com uma espécie de índice, para saber a quantas ando. Daqui a uns tempos se calhar já não preciso disto, mas por agora dá jeito.

As secções

Inbox: onde vou escrevendo tudo o que me lembro e que não posso, no momento, compartimentar melhor. Depois, quando actualizo a agenda, risco coisas, tiro folhas e começo de novo.
Agenda: a Busy Woman partilhou comigo o modelo de agenda que tinha e é esse que uso, sem tirar nem pôr. É exactamente aquilo de que eu precisava. Vou apontando coisas a fazer, reuniões, consultas, etc. - tudo o que normalmente entra numa agenda. Faço ainda outra coisa: assim que chega uma conta para pagar coloco os dados para pagamento no dia respectivo. Assim, no dia em que é suposto pagar aquela factura, basta-me abrir a agenda e fazer o pagamento. Isto evita que me esqueça de fazer pagamentos por ter deixado as facturas em casa (e evita, obviamente, juros de mora!).
To do - Casa: aqui anoto tudo o que quero fazer em casa. São coisas a médio prazo, que são para ir fazendo: limpezas, arrumações, compras "grandes", etc.
To Do - Blog: contém posts que quero escrever, pessoas que quero contactar, coisas a ler e reler. Enfim, tudo o que tenha a ver com os meus blogs (e que, para quem ainda não percebeu, são uma parte muito importante da minha vida).
To Sew: projectos de costura, coisas que quero procurar, coisas que quero experimentar.
To Do - Kids: coisas que quero fazer com os miúdos. Inclui passeios, vacinas, coisas a tratar que se relacionam em exclusivo com eles.
Money Log: aqui ainda está a versão antiga. Aponto todo o dinheiro que gasto. Nunca tinha feito isto na vida e é, de facto, surpreendente perceber para onde é que vai o dinheiro. Como o meu marido não faz o mesmo, vai ser impossível seguir o rasto de todo o nosso dinheiro. Mas como sou eu que faço as compras e que giro as contas, a coisa vai andando controlada. Já percebi, por exemplo, que gasto demasiado em supermercado. E este money log ajudou-me a reduzir algumas despesas supérfluas, nomeadamente... revistas. 
Entretanto já criei um template para que possa usar apenas uma folha e não tenha que andar carregada de folhas ao longo do mês. É mais prático e a informação fica toda mais acessível.
Menus: aqui organizo a nossa alimentação. Na verdade, já tenho menus preparados até ao final de Setembro... e já quase tenho a 1ª semana de Outubro resolvida. E porquê? Porque nem sempre acontece o que eu planeei e, quando assim é, reposiciono as refeições que tinha pensado. Isto poupa-me tantas, mas tantas preocupações...
To Buy: lista de compras, pura. Não vou com a agenda para o supermercado, obviamente. Antes de ir, consulto esta secção e compilo a informação num papel pequenino. Mas sempre que me lembro de alguma coisa que é preciso comprar aponto e não me esqueço (como me acontecia demasiadas vezes).
Projects: projectos a longo prazo, para ir organizando. Inclui coisas como a festa de aniversário da minha filha, o livro que um dia eu hei-de escrever (fingers crossed!), etc. Uma folha por projecto, para ir alinhavando com tempo.
Orders: é aqui que registo as encomendas que me vão fazendo. Tenho um ficheiro de excel mais completo, mas como não tenho levado o computador para casa todos os dias, não quero chegar ao ponto de estar a costurar sem saber o que fazer a seguir.
Food Log: ando há uma vida em dieta. Ando há uma vida a boicotar dietas. Por isso achei importante anotar tudo o que como (e anoto tudo mesmo!). Isso permite-me perceber exactamente onde errei... só falta servir para eu evitar fazer asneiras. É o próximo passo. Tal como aconteceu com o money log, criei um template de excel, mas aqui ainda está a versão antiga.
Exercise Log: outro apontamento importante para mim. Evita-me não saber o que responder quando me perguntam quando é que corri pela última vez! Anoto tudo: os kms percorridos, onde foi, o tempo que durou, os abdominais que fiz, o número de repetições, etc. Se eu corresse mesmo muito, isto também me permitia saber quando reformar os ténis (que só devem ser usados durante cerca de 800kms. Mas como me falta muuuuito para os 800kms, passemos adiante!).
Recipes to try: receitas que quero experimentar, com as respectivas fontes. Esta informação há-de ir parar aos menus, obviamente. Mas assim anoto as receitas que vou vendo e que me chamam a atenção (e que, de outra maneira, acabariam no esquecimento).
Texts: já disse que, de vez em quando, me dá para escrever no comboio (e na rua, a andar...). Neste separador estão os textos que vou escrevendo. Qual será o fim deles? Pois que não sei... Mas deixo-os estar ali. Agora tenho um conto a meio... quando descer por mim um surto de inspiração pego-lhe e termino-o. É neste separador que tenho mais folhas... Nunca se sabe, não é?
Info: contactos úteis, os nossos dados pessoais, os dados bancários, os NIBs das contas que nos fazem falta. 
E é isto. Não é nada demasiado complexo, mas é uma coisa que cobre todas as áreas da minha vida. Se um dia a perco é que está tudo lixado... (mas nem quero pensar nisso!)

Autoria e outros dados (tags, etc)


37 comentários

De Frutinha a 14.09.2011 às 15:42

Não podia deixar de comentar este post porque a ti te devo tudo. Foi atravez de ti que conheci a Rita (a coisa de duas semanas quando fizes-te um post em que a mencionas-te) bem a minha vida apartir dai mudou!

Sempre me tentei organizar mas sempre me falhou o metodo sem perceber muito bem onde, a agenda GTD veio revolucionar o meu mundo. Como ando nisto a pouco tempo ainda ando a actualizar a minha lista de separadores, uns que afinal não me fazem falta e colocando outros que me dão imenso jeito. É o melhor desta agenda, super pessoal super prática. O meu dossie se não é gual ao teu hade ser muito parecido, ehehe, mas entre rosa, vermelho ou preto que eram as cores que existiam optei pelo rosa sem duvida. ehehe..

Também ando para fazer um post sobre a agenda no meu blog a uns dias, mas fica para outra altura ;)

Mais uma vez obrigado, sem ti, e sem a Rita, a minha vida era muito mais desorganizada.

De Naná a 14.09.2011 às 15:47

Marianne, adorei este post!
Eu só rezo mesmo é para que não te assaltem como a mim... porque no meu caderninho Moleskine, que tinha mais ou menos os mesmos tópicos que tens na agenda (não tão elaborados, claro, porque eu sou uma preguiçosa) e que me levaram dentro da mala, senti-me totalmente à nora! Todos os dados de NIBs', de telefones, de datas, de notas pessoais avulsas que escrevi apenas nesse caderno e que se foram, desapareceram para sempre!
O conselho que te dou é que faças uma "backup" das coisas mais importantes que aí tens, com frequência...

De Frutinha a 14.09.2011 às 15:51

Uma pergunta que pode parecer parva: Mas vejo que tens 16 secções distintas, posso te perguntar onde conseguiste arranjar 16 separadores(micas ou la como se chama) diferentes?
O máximo que consegui foram 8... se compro dois packs eles sobrepoem-se uns aos outros. É uma duvida que me assiste... Dava-me jeito mais uns separadores mas não sei bem como resolver a questao.

De Marianne a 14.09.2011 às 15:53

Frutinha, pois que me deparei com esse problema, sim senhora. Resolvi-o (ou contornei-o, vá) comprando 3 packs de 6 separadores. Uso 16 e sim, sobrepõem-se. Mas como têm muito espaço entre eles, a coisa faz-se. Ouro sobre azul era serem mesmo os 16 diferentes... mas como duvido que exista olha, governo-me com o que há!

;)

De Frutinha a 14.09.2011 às 15:58

Hum, pois, provavelmente é assimq ue vou optar. Obrigado. No entanto tinha que fazer a pergunta não fosse haver um segredo para resolver isso. ehehe.

A tua bolsinha é muito gira, foste tu que fizes-te? No meu caso como não tenho jeito nenhum para a costura optei por comprar um envelope de plastico, é onde meto a caneta, um bloco de post it e os tais papeizinhos que me vão chegando às maos.
Como não tenho filhotes nem marido (ainda) portanto sozinha as coisas acumuladas são menores.

De Monica Dona de Casa Perfeita, a 14.09.2011 às 15:59

Fiquei fascinada com este post ;-)

Adoro pessoas organizadas e parece que estava a ler um post meu, ou a ver a minha agenda.

Adorei!

bj

De Marianne a 14.09.2011 às 16:01

Sim, fui eu que fiz o estojo. Dei-me ao trabalho de andar a medir a distância entre argolas e idealizei a coisa. É funcional, pois!

Também tenho lá um envelope de plástico, daqueles com fecho. É onde guardo os talões de desconto que não quero perder pelo caminho.

De Ana a 14.09.2011 às 16:46

Olá!

Também uso o GTD e também tenho mais separadores do que os que contêm os packs que andam por aí à venda. O que é que eu fiz? Não comprei separadores. Tenho um daqueles marcadores post-its coloridos para cada secção, colado nas primeiras folhas de cada secção. Assim, posso não só ver todos os marcadores como reposicioná-los ou elminar/acrescentar em função do que vou vendo que me dá jeito - uma vez que estou a usar este método há coisa de 1 mês e meio e ainda não está bem afinado.

:)

Beijinhos

De Dorushka a 14.09.2011 às 17:40

E dizes tu que não és uma pessoa organizada...
(Tenho que ver se me decido de vez a seguir o teu exemplo...)

De Jo a 14.09.2011 às 17:56

Achei este post muito interessante. Uma forma de organizar melhor a vida, sem haver uma preocupação excessiva de não se esquecer das coisas. Eu também anoto tudo (ou quase), mas não tenho nem de longe nem de perto um sistema deste género. Talvez um dia... ;)

Gostei imenso do estojo. Super prático, e giro!

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